Wir haben ja gerade erst davon gesprochen, wieso ich das Cyber-Event geplant habe und wie ich das Ganze aufgezogen habe. Nun möchte ich dir in diesem Blogbeitrag einen kleinen Ablaufplan geben, wie du dein eigenes Event in nur 8 Schritten super easy durchplanst.

1. Zielgruppe definieren

Wie bei allem in unserem Business geht es im ersten Step immer um die Zielgruppe.
Frag dich also, für wen genau möchtest du ein Event veranstalten und welches Ziel willst du damit verfolgen?

Ist es monetär, ist es persönlich, oder doch ganz anders?

2. Erstelle ein Konzept

Entwickle deine Idee weiter. Formuliere sie aus.
Dazu kannst du einen Flipchart nutzen oder einfach ein weißes Blatt Papier und einfach mal drauf los brainstormen. Schreib alles auf, was mit dem Event, mit dem Thema zu tun hat und was dir in den Sinn kommt. Dann sortiere deine Gedanken, streich alles unnötige weg und entwickle aus den übrigen Punkte ein Konzept für das Event.

Wichtig: Behalte dabei immer dein Ziel im Auge.

3. Budget festlegen

Lege dir ein Budget fest, was das Event kosten darf.
Damit meine ich nicht nur, ob es einen Eintrittsbeitrag für die Teilnehmer geben soll, sondern vielmehr auch, was du bereit bist, für das Event auszugeben.

Hier ein paar Punkte, die du auf jeden Fall berücksichtigen solltest:

-Raummiete ja/ nein
–Catering/ Essen allg.
-kleine Goodies oder Werbegeschenke
-kleine Dankesgeschenke für Kooperationspartner/ Mitarbeiter/ sonstige Menschen, die dich bei der Realisierung deines Vorhabens unterstützen
– Werbebudget allgemein, insbesondere für ADS usw.

Es kann ggf. Sinn machen, potentielle Sponsoren oder Finanziers mit ins Team zu holen.

4. Standortwahl

Möchtest du dein Event offline oder online machen?

Klar online ist natürlich deutlich kosteneffizienter, aber nicht immer auch so verbindlich (und schön!) wie eine Zusage zu einem Offline-Event. Wäge die Vor- und Nachteile beider Modell ab und schaue, was zu deinem Ziel des Events und deiner Zielgruppe am besten passt.

Solltest du die Offline-Variante wählen, mach dir bitte Gedanken über die Anforderungen der Location, der Parkplatzsituation, öffentlichen Verkehrsmitteln und der Gestaltung deiner Location.

5. Orga-Kram nicht unterschätzen

Stelle ein Team zusammen und leg ganz klar fest, wer am Abend für welche Tätigkeiten zuständig ist. So hast du mehr Ruhe für deine Tätigkeiten und kannst besser performen. Halte die Aufgaben, wie auch den Ablauf konkret fest und lass ihn allen Beteiligten vorab nochmal zukommen.

6. Marketingmaßnahmen

Erstelle eine Marketingstrategie passend zum Event.
Wichtig ist, dass du deine Zielgruppe erreichst und eine verbindliche Zusage bekommst.
Je nach Ausrichtung der Zielgruppe kann es sehr spannend sein z.B. bei der Neukundenakquise auch gezielte ADS-Kampagnen zu schalten, um mehr Menschen zu erreichen. Nutzen alle Kanäle, die dir zur Verfügung stehen, um regelmäßig an dein Event zu erinnern. Hast du Kooperationspartner oder Teilnehmer mit einer hohen Reichweite auf Social Media- sprich sie an, ob sie dein Event mit promoten! Biete ihnen dafür eine kostenlose Teilnahme am Event oder einen finanziellen Anreiz. .

Wichtig: Hier gilt definitiv NICHT -geiz ist geil. Gerade die Big Player haben verstanden, wie hilfreich ein passender ADS-Funnel ist und dir mehr Reichweite und Sales verschafft.

7. Sicherheit durch Versicherung

Unter gegebenen Umständen kann es sehr sinnvoll sein, eine Veranstalterhaftpflicht abzuschließen. Bekannte, große Locations fordern diese Versicherung oftmals sogar schon, bevor du eine Zusage bekommst. Wann genau ein solcher Vertrag wichtig ist, erfährst du in meiner Beratung. – Buch dir jetzt deinen kostenlosen Beratungstermin dazu.

8. Nachbereitung und Auswertung

Das Planen der einzelnen Maßnahmen und Steps ist eine Sache.

Doch extrem wichtig ist auch, dass du sie entsprechend trackst und auswertest. Nur so kannst du nachvollziehen, welcher Funnel, welche Maßnahme, welcher Kooperationspartner dir besonders geholfen hat, wo deine Fehler waren (wenn es denn welche gab) und wo genau noch Verbesserungspotential für deine nächste Veranstaltung besteht.

Wichtig: Hol dir qualifiziertes Feedback deiner Teilnehmer, Teammitglieder, Sponsoren ein.
Das kannst du zum Beispiel über eine Rundmail mit einem Bewertungstool wunderbar machen und auswerten.